Tipps für ein Krisenkonzept

Erfolgreich durch die Krise

Wie der Restart nicht zum Showdown wird

Der Restart der HOGA wirft viele Fragen auf Der Restart der HOGA wirft viele Fragen auf

Nach dem Restart herrscht in der Gastronomie und Hotellerie in weiten Teilen eine große Ernüchterung vor. Laut einer aktuellen Befragung des DEHOGA erzielten rund 77,0 % der Betriebe in den ersten Wochen im Durchschnitt weniger als 50,0 % ihrer vergleichbaren Umsätze des Vorjahreszeitraums. Dies deckt sich mit einer Umfrage von YouGov, nach der in der ersten Lockerungsphase nur rund 1/3 der deutschen Bevölkerung einen Restaurantbesuch für wahrscheinlich erachteten.

Messe- und Kongresszentren sind besonders betroffen Ein trauriges Bild: Messehallen bleiben dieses Jahr leer ...

Im ländlichen Raum wurden bereits Umsätze von über 50,0 % zum Vorjahresniveau erzielt, im städtischen Raum lagen die Umsätze deutlich darunter. Besonders hart trifft es die vom internationalen Tourismus abhängigen Messe- und Kongressmetropolen wie München, Berlin, Hamburg oder Leipzig. Hier liegen die Umsätze im Durchschnitt bei nur rund 30,0 % bis 40,0 % zum Vorjahresniveau. Größte Verlierer sind die vom Gruppengeschäft abhängigen Betriebe, welche teilweise unter 25,0 % des Vorjahresumsatzes erzielen. Vor diesem Hintergrund bleiben einige Betriebe bewusst geschlossen. Andere haben nach einem ersten Probelauf die Türen wieder zugesperrt.

Der Restart war und ist für alle gastgewerblichen Unternehmen mit vielen Unwägbarkeiten und Fragen verbunden. Sind die Gäste bereit, unter den strengen Hygieneauflagen wieder auszugehen oder zu übernachten? Wie verändert sich das Ausgeh- und Ausgabeverhalten? Wieviel Umsatz kann erzielt werden und kann unter diesen Voraussetzungen kostendeckend gewirtschaftet werden?

Die Antwort auf die letzte Frage lautet nach den ersten Erfahrungswochen bei vielen Unternehmern: nein. Neben den fehlenden Umsätzen liegt dies auch an den Zusatzkosten für Lebensmittel, Personal und Hygieneartikel, die durch die behördlichen Auflagen anfallen.

Auch wenn vor dem Hintergrund der weiteren Lockerungen eine Verbesserung in Sicht ist, werden die in den nächsten Monaten erzielbaren Umsätze bei vielen gastgewerblichen Betrieben nicht für eine kostendeckende und erst recht nicht für eine rentable Bewirtschaftung ausreichen. Untermauert wird diese Aussagen durch eine DEHOGA-Umfrage, laut derer der Durchschnitts-Gewinnschwellen-Umsatz der klein- und mittelständischen Hotellerie und Gastronomie bei rund 70,0 % des Vorjahresumsatzes liegt.

Die aktuell verabschiedeten Überbrückungshilfen für kleine und mittlere Unternehmen bieten hier zwar eine sehr gute Unterstützung, sind jedoch auch nicht als Allerheilmittel zu verstehen (siehe rechter Kasten). Damit der Restart nicht zum Showdown wird, braucht es ein gut durchdachtes Krisenkonzept, das sich mit der Ermittlung des eventuell zusätzlich anfallenden Liquiditätsbedarfs beschäftigt. 

Hier zeigen wir die wichtigsten Schritte zur Entwicklung eines erfolgreichen Krisenkonzeptes auf.

Schritt 1: Ermitteln Sie den Gewinnschwellen-Umsatz (Break-Even-Point) für Ihr Konzept in der aktuellen Krisensituation

  • Die Basis bilden die Vergangenheitswerte: Wie hoch waren meine Fixkosten und wie hoch war der prozentuale Anteil der variablen Kosten an meinem bisherigen Umsatz?
  • Bereits erfolgte Kostenoptimierung z. B. durch Stundungen, Aussetzungen oder das Kurzarbeitergeld für die Mitarbeiter sind zu berücksichtigen.
  • Der abzuleitende Gewinnschwellen-Umsatz je Monat ist die Basis für alle weiteren Überlegungen.

Schritt 2: Schätzen Sie die perspektivische Entwicklung Ihre Kernzielgruppen ein

  • Hinterfragen Sie die Nachfrageabhängigkeiten Ihrer Kernzielgruppe: Lebt mein Betrieb von der Individualnachfrage oder vom Gruppen- bzw. vom Eventgeschäft? Kommen meine Gäste aus dem lokalen und regionalen Umfeld oder aus dem überregionalen Raum? Ist mein Betrieb von der nationalen oder von der internationalen Nachfrage abhängig? Was prägt das Ausgehverhalten in meiner Stadt, an meinem Standort oder meinem direkten Umfeld und wie stark partizipiert mein Betrieb an diesen Faktoren?
  • Bei der Einschätzung der Nachfrageentwicklung hilft der Recovery-Check #2 des Kompetenzzentrums für Tourismus (siehe nachfolgende Abbildungen und Artikel). Dieser zeigt jeweils in einem optimistischen, realistischen und pessimistischem Szenario die prozentuale Belebung der touristischen Nachfrage von der Lockerungsphase über eine Belebungsphase bis hin zur Normalisierung auf und unterteilt die Nachfrage nach Binnentourismus und internationalem Tourismus.
  • Auf der Grundlage der definierten Nachfrageabhängigkeiten kann eine individuelle Eigeneinschätzung der Nachfragebelebung vorgenommen werden.

Schritt 3: Prognostizieren Sie auf Grundlage der Nachfragebelebung die Umsatzentwicklung für die nächsten 18 bis 24 Monate

  • Die Umsatzprognose kann entweder über eine vereinfachte Methode mit prozentualen Ansätzen oder über eine spezifischere Prognose nach verschiedenen Umsatzträgern (á la carte, Bankett, Theke, Terrasse, Beherbergung, Frühstück etc.) erfolgen.
  • Die spezifischere Prognose ist für alle Betriebe mit verschiedenen Umsatzträgern und verschiedenen Kernzielgruppen mit unterschiedlichen Belebungsszenarien anzuraten.
  • Die bis Ende Juni 2021 geltende Mehrwertsteuerentlastung auf Speisen wirkt sich positiv auf das prognostizierbare Netto-Umsatzvolumen aus, da der Kaufmann netto rechnet und kalkuliert. Dies gilt ebenso für die von Juli bis Dezember geltende Mehrwertsteuerentlastung des Konjunkturpaketes von 19,0 auf 16,0 % bzw. von 7,0 auf 5,0 %.

Schritt 4: Prüfen Sie weitere Optimierungsmaßnahmen

  • So lange der monatliche Prognose-Umsatz nicht den Break-Even-Umsatz erreicht, sollten zur Vermeidung eines (zu hohen) Verlustes ergänzende Optimierungsmaßnahmen umgesetzt werden.
  • Hierzu sollten folgende Möglichkeiten geprüft werden: Können die Öffnungszeiten auf die Kernumsatzzeiten beschränkt werden? Kann die Terrassenkapazität erweitert werden? Können besondere Angebote vermarktet werden? Kann ein ergänzendes Außerhaus- und To-Go-Geschäft erfolgreich etabliert werden? Kann das Angebotskonzept verkleinert und vereinfacht werden? Wie weit kann die Dienstleistung minimiert werden?
  • Im Hinblick auf die Kostenseite sind folgende Möglichkeiten zu prüfen: Kann durch eine gezielte Einschränkung des Angebotes und die Vermarktung besonderer Angebote die Mischkalkulation verbessert werden? Wann und in welchen Schritten können meine Mitarbeiter aus der Kurzarbeit zurückgeholt werden? Können über ein vereinfachtes Dienstleistungskonzept Kosten im Bereich des Betriebsbedarfs oder auch Wäscherei und Reinigung eingespart werden? Können Teile der Fixkosten wie z. B. Miete, Pacht oder Tilgungsleistungen über einen längeren Zeitraum ausgesetzt oder gestundet werden?
  • Oder kann sogar vorübergehend ein vollständig improvisiertes Konzept mit eingeschränktem Angebot (z. B. Signatur-Dishes in Snackvarianten) und eingeschränkter Dienstleistung realisiert werden?
  • Daneben gilt es zu prüfen, inwieweit die Fixkostenbelastung für die Monate Juni bis August durch die vom Bund beschlossene Überbrückungshilfen bezuschusst werden können.

Schritt 5: Erstellen Sie eine monatliche Budget- und Liquiditätsplanung

  • Passen Sie die monatliche Umsatzprognose an die Optimierungsmaßnahmen an und ergänzen Sie diese um eine solide Kostenbudgetierung, welche gleichfalls die Optimierungsmaßnahmen berücksichtigt.
  • Zur Ermittlung der Liquidität wird zunächst der vereinfachte Cash-Flow durch die Addition der Abschreibungen und die Subtraktion der Tilgungsleistungen ermittelt.
  • Ergänzend hierzu sind gegebenenfalls noch der Debitoren- und Kreditorenauf- und -abbau zu sowie bei stark schwankenden Monatsumsätzen die Mehrwertsteuerzahllast zu berücksichtigen.
  • Bei einer Einzelunternehmung bzw. einer Personengesellschaft ist abschließend der zur Lebenshaltung erforderliche Unternehmerlohn in Ansatz zu bringen.
  • Das Ergebnis fließt in die laufende Kontoentwicklung ein und zeigt im besten Fall den Liquiditätszuwachs bzw. im bestehenden Krisenfalls voraussichtlich einen zusätzlichen Liquiditätsbedarf auf.
  • Wichtiger Hinweis: Eine Gegenrechnung, der in der Schließungszeit angefallenen Verluste zu den möglicherweise in den ersten Lockerungsmonaten entstehenden Bewirtschaftungsverlusten, gibt Aufschluss über den Zeitpunkt einer wirtschaftlich erfolgreichen Wiedereröffnung des Betriebes.

Schritt 6: Erarbeiten Sie ein Finanzierungskonzept

  • Ein zusätzlicher Liquiditätsbedarf braucht eine Finanzierung. Diese kann über Eigenkapital, Fremdkapital oder weitere öffentliche Finanzierungsprogramme und Hilfspakete erfolgen.
  • Bund und Länder halten in der Coronakrise verschiedene öffentliche Finanzierungsprogramme bereit, welche größtenteils über ein vereinfachtes Antrags- und Prüfungsverfahren vergeben werden (Liquiditätshilfen Bund und Länder).
  • Die Rückzahlung von Krediten sollte zwingend über einen Nachweis der Kapitaldienstfähigkeit  – im Optimum auf Basis einer fundierten Budget- und Liquiditätsplanung über eine Betrachtungszeitraum von 18 bis 24 Monaten – sichergestellt werden.
  • Die Überbrückungshilfen sowie auch eine mögliche Versicherungsentschädigung können eine Finanzierungsart darstellen. Abzuwarten bleibt, inwieweit ein branchenspezifischer Rettungsschirm zum Tragen kommt, eine Klage gegen die Versicherungswirtschaft oder auch durch den Bund Erfolg versprechen.

Ein gut durchdachtes Krisenkonzept ist die Grundlage einer erfolgreichen Krisenbewältigung und bietet die Chance als Gewinner aus der Krise herauszugehen.

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  • Für Jungunternehmen (2 Jahre) 50,0 % bis maximal 2.000 Euro in den alten Bundesländern bzw. 80,0 % bis 3.200 Euro in den neuen Bundesländern bei einer Bemessungsgrundlage von 4.000 Euro Beratungshonorar.
  • Für Bestandsunternehmen (über 2 Jahre) 50,0 % bis maximal 1.500 Euro in den alten Bundesländern bzw. 80,0 % bis 2.400 Euro in den neuen Bundesländern bei einer Bemessungsgrundlage von 3.000 Euro Beratungshonorar.
  • Für Betriebe in Schwierigkeiten 90,0 % bis 2.700 Euro bei einer Bemessungsgrundlage von 3.000 Euro Beratungshonorar.

Für weitere Fragen steht Ihnen unser Beraterteam zur Verfügung.