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Stellschraube: Wareneinsatz

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Wirtschaftlichkeit

Stellschraube: Wareneinsatz

Einkauf, Verkauf und sonstige Kosten richtig kalkulieren

Sinnvolle Planung beim Wareneinsatz ist das A und O Sinnvolle Planung beim Wareneinsatz ist wichtig

Jeder, der in der Gastronomie & Hotellerie tätig ist, kommt mit dem Thema Wareneinsatz in Berührung. Was bedeutet eigentlich Wareneinsatz und wie kann ich diesen steuern? Unser Fachberater Tobias Scheibl gibt Tipps, wie Sie im Food & Beverage Bereich sinnvoll planen, um den größtmöglichen Gewinn zu erzielen.

Eine der größten Stellschrauben, um den Profit zu verbessern, ist der Wareneinsatz. Dieser gibt in Euro an, wie viel Umsatz ein Unternehmen für die Ware, die es verkauft hat, aufgewendet hat. Geläufig ist der Wareneinsatz auch unter dem Begriff Wareneinsatzquote, der in Prozent dargestellt wird. Dieser heißt auf Englisch „Cost of Sales“. Im Food & Beverage Bereich unterscheidet man zwischen Speisen-, Getränke- und sonstigen Wareneinsätzen.

Der Weg vom Einkaufspreis zum Verkaufspreis

Einkaufspreis (EK) : gewünschter Wareneinsatz in % (GWE), z. B. 18 %, × 100 = Netto-Verkaufspreis (NVP)

z. B. 1,00 € (EK) : 18 (GWE) × 100 = 5,56€ (NVP)

Netto-Verkaufspreis (NVP)  +  jeweiliger Steuersatz 19 % (JS) =  Bruttoverkaufspreis (BVP)

z. B. 5,56 € (NVP) × 1,19 (19% = JS) =  6,61 € Bruttoverkaufspreis (BVP)

Je nach gewünschtem Wareneinsatz ergibt sich ein veränderter Verkaufspreis. Bei Speisen ist noch der Bruch bzw. Abfall zu berücksichtigen, bzw. die Zutaten, die zur Herstellung benötigt werden, wie z. B. Gewürze, Molkereiprodukte, Zucker, Mehl, etc. Je nach Gericht empfiehlt es sich, hier 3–10 % dazuzurechnen. 
 

Führen Sie unbedingt eine Nachkalkulation durch Führen Sie unbedingt eine Nachkalkulation durch

Kalkulation ist das A und O

Vor allem müssen Kaffeepausen und Tagungspauschalen kalkuliert werden. Es empfiehlt sich, jedes Quartal die Preise zu vergleichen. Dabei sollten Sie Folgendes berücksichtigen: 

  • Wie sind meine Preise auf dem Markt im Vergleich zu anderen?
  • Bin ich zu teuer oder kann ich vielleicht den Preis erhöhen? Dies wird natürlich stark von der Nachfrage bzw. Ausgabebereitschaft der Kunden gesteuert.

Wichtig ist, dass Sie sich aus der Finanzbuchhaltung das richtige Splitting der Pauschalen holen. Es ist empfehlenswert, bei All-Inclusive-Pauschalen eine Nachkalkulation durchzuführen. Wie Ihnen das gelingt? 

  1. Vor der Veranstaltung erstellen Sie eine Liste mit allen Artikeln.
  2. Während der Veranstaltung schreiben Sie sich alle verbrauchten Getränke auf.
  3. Addieren Sie die konsumierten Artikel und setzen den Umsatz dagegen.

Auch wenn Sie hinsichtlich des Wareneinsatzes ein negatives Ergebnis errechnen, sollten Sie eventuelle Umsätze aus dem Logisbereich berücksichtigen. Erst wenn Sie das Gesamtergebnis betrachten, stellt sich heraus, ob es sinnvoll war, die Veranstaltung durchzuführen. 

Einkauf

Beim Einkauf sollten Sie Folgendes beachten:

  • Welchen Artikel möchte/kann ich in meinem Betrieb verkaufen?
  • Was kostet der Artikel im Hinblick auf ein vergleichbares Produkt?
  • Machen Sie sich außerdem Gedanken darüber, ob Sie ein Produkt anbieten können, das Ihre Konkurrenz nicht anbieten kann. Lassen Sie sich hierzu von Ihrem Händler beraten.
  • Meist kann man durch größere Bestellungen Geldeinsparungen erzielen. Kaufen Sie z. B. eine Palette Wein anstatt nur 60 Flaschen. Wenn man hier richtig verhandelt, besteht Einsparungspotenzial.
  • Vereinbaren Sie bei Getränken den sogenannten Pouring-Vertrag. Dabei binden Sie sich vertraglich für einen gewissen Zeitraum an ein bestimmtes Produkt, das als Standardgetränk verwendet wird, z. B. Gin beim Gin-Tonic oder Rum bei Rum-Cola.
  • Bei Mengentreibern, wie z. B. Frühstücksprodukten, ist es sinnvoll, eine fixe Produktliste mit dem Händler zu verhandeln.
  • Der Einkaufsverantwortliche sollte alle 3 Monate einen Einkaufsvergleich Ihrer Top-Seller vorlegen und/oder nach Alternativen bei Ihrem Händler suchen.

Verkauf

Alle Artikel bzw. Produkte, die verkauft werden, müssen vorher kalkuliert werden. Hier gilt es zu beachten, dass eine Speise- und Getränkekarte immer eine Mischkalkulation ist. Das bedeutet: Nicht immer kann mit einer gleichen Wareneinsatzquote für alle Artikel kalkuliert werden.  

  • Teure Gerichte noch oben links auf die Speisekarte setzen
  • Mitarbeiter über Profit jedes Gerichtes informieren – so steigern Sie den Zusatzverkauf 
  • Lassen Sie Artikel mit einem niedrigen Wareneinsatz durch Mitarbeiter aktiv verkaufen 

Sonstige Kosten

Dort, wo Menschen im Einsatz sind, kann durch Missgeschicke, Fehlplanung oder ungünstige Umsetzung der Wareneinsatz negativ beeinflusst werden.

Bruch     

  • Ein Teller oder Wagen mit Speisen oder Getränken geht zu Bruch.
  • Die Ware verdirbt.
  • Es gibt Fehlbestellungen.
  • Es wird vergessen, etwas zu verbuchen.
  • Es gibt eine Überproduktion bei Buffets, Frühstück und dem Á-la-carte-Geschäft.
  • Es gibt Verluste beim Braten.

Diebstahl/Betrug

  • Die Ware wird aus dem Lager gestohlen.
  • Ein Mitarbeiter verkauft Ware, die er von zuhause mitbringt.
  • Ein Mitarbeiter verkauft Ware, verbucht es nicht in der Kasse und steckt das Geld ein.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Mitarbeiter Sie betrügt, haben Sie die Möglichkeit, eine externe Person zu beauftragen, die versucht, etwas ohne Rechnung abzukaufen bzw. den Diebstahl aufzudecken. Sie können es nachvollziehen, wenn das Produkt nicht in der Kasse gebucht ist und der Mitarbeiter das Geld einsteckt. 

Spot-Check Getränke

Schreiben Sie vor Dienstbeginn den Anfangsbestand der Getränke auf. Vergleichen Sie die im Tagesbericht ausgewiesenen bzw. verkauften Artikel mit dem Endbestand. Sollte es hier eine Differenz geben, ist entweder ein Artikel nicht gebucht worden oder fällt unter die Kategorie „Bruch“. In Ihrer Kasse sollte es aber die Möglichkeit geben, dies zu verbuchen.

Kontrollieren Sie unangemeldet während der Schicht, ob alle Getränke bzw. Speisen, die serviert wurden, auch gebucht sind. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie die Person direkt darauf ansprechen und sie so darauf hinweisen, dass sie oder er unter Beobachtung steht. Voraussetzung dafür ist, dass alle Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn in Ihrem Unternehmen die Service Operation Statements oder F&B-Regeln unterschieben haben. 
 

Tobias Scheibl
Über unsere Autoren
Tobias Scheibl

Für einen reibungslosen Ablauf in der Hotellerie und Gastronomie ist unser Fachberater Tobias Scheibl der richtige Ansprechpartner. Während seiner langjährigen Berufspraxis in der 4- und 5-Sterne-Hotellerie sammelte der Senior Consultant jede Menge Erfahrung im strategischen, betriebswirtschaftlichen Bereich. Seinen Schwerpunkt hat der ausgebildete Hotelfachmann auf die konzeptionelle und wirtschaftliche Beratung von Hotellerie und Gastronomie gelegt.