Das gehört in den Notfallkoffer
Wie Sie Ihr Unternehmen für Schicksalsschläge wappnen
Um Betrieb und Familie vor dem Ruin zu beschützen, sollten Unternehmer vorsorgen
Wenn der Chef plötzlich ausfällt – sei es durch Tod oder Geschäftsunfähigkeit – sehen sich Mitarbeiter und Familie schnell mit existentiellen Problemen konfrontiert. Vor allem in kleinen und mittelständischen Betrieben konzentrieren sich interne Informationen oft allein auf den Chef, Vollmachten für eine Vertretung fehlen. Ist der Unternehmer dann plötzlich nicht mehr da, geraten Betriebsabläufe ins Stocken, Aufträge werden nicht rechtzeitig fertiggestellt, Lieferanten nicht bezahlt und Löhne nicht ausgezahlt. Ein betrieblicher Notfallkoffer sorgt in solchen Fällen vor.
Wichtige Dokumente, die drin sein müssen
Natürlich ist es unangenehm, Vorkehrungen für den eigenen Unglücksfall zu treffen. Aber wer sein Unternehmen verantwortungsvoll führen will, kommt um eine Zusammenstellung aller wichtigen Dokumente nicht herum. Folgendes gehört in den Notfallkoffer:
- Kopien aller Vollmachten, die ein Vertreter benötigt, um die Geschäfte weiterzuführen, plus Hinweis darauf, wo die Originale aufbewahrt werden: Privatvollmacht, Kontovollmacht, Handlungsvollmacht oder Prokura
- Wichtige Dokumente, wie eine Aufstellung aller Fristen, eine Adressliste mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern sowie Versicherungspolicen
- Infos zu Passwörtern und PIN-Nummern
- (Zweit-)Schlüssel und eine Liste, welche Schlüssel wozu gehören
- Eine Anleitung, wo die wichtigsten Geschäftsunterlagen zu finden sind
- Ein Notfallplan mit den ersten Schritten
- Aufbewahrungsort von Unternehmertestament, Gesellschaftsvertrag und Patientenverfügung
Wichtig dabei: DEN Notfallkoffer, der für jedes Unternehmen passt, gibt es nicht – er muss auf das Unternehmen zugeschnitten werden. Je nach Unternehmensform, Branche und Ausgestaltung der Unternehmensführung sind unterschiedliche Punkte zu bedenken.
Eine Generalvollmacht oder eine Prokura ist für Unternehmer unerlässlich
Im Vorfeld zu regeln
Grundsätzlich sollte sich jeder Unternehmer Gedanken darüber machen, wem er im Notfall die Verantwortung übertragen kann. Dann sollten Sie eine Stellvertreter-Regelung schriftlich fixieren – und selbstverständlich diese mit dem ausgewählten Stellvertreter besprechen. Es könnte ja sein, dass der von Ihnen Auserwählte die Verantwortung gar nicht möchte.
Eine Vorsorgevollmacht in Form einer Generalvollmacht sollte der Unternehmer dann anordnen. Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, kann auch eine Prokura erteilt werden.
Ein Unternehmertestament, in dem geregelt ist, wie es im Fall der Fälle mit der Firma weitergehen soll, darf auch nicht fehlen. Gerade junge Unternehmer sollten es aber regelmäßig auf Aktualität überprüfen.
Übrigens: Gesellschafter müssen auch das Gesellschaftsrecht berücksichtigen. Sind die letztwilligen Verfügungen und die gesellschaftsrechtlichen Vorgaben nicht aufeinander abgestimmt, kann im schlimmsten Fall die Beteiligung an der Gesellschaft verloren gehen.
Am besten ziehen Sie für Ihre unternehmerische Vorsorge einen Anwalt oder Notar zurate.
Mithilfe einer Datenbank können Sie Ihr Betriebs-Wissen an Mitarbeiter weitergeben
Verzichten Sie auf Hoheitswissen
Um für den wirtschaftlichen Fortbestand Ihres Unternehmens vorzusorgen, sollte Ihr Betriebswissen auch für einen Nachfolger verfügbar sein. Dazu gehört u. a. das Know-how darüber, welche Aufträge anstehen, welche Kunden wichtig sind, wie Lieferfristen im Einzelnen aussehen usw. Dafür lohnt sich der Aufbau einer Wissensdatenbank; am Markt gibt's verschiedene Systeme. Eine Wissensdatenbank kann einfach gehalten sein, z. B. als Mind Map, oder als Customer-Relationship-Management – CRM – mit konsequenter Ausrichtung auf die Kunden des Unternehmens aufwendiger gestaltet sein.
Einen weiteren Bereich sollten Sie im Blick haben: Wer kann wichtige E-Mails des Chefs lesen, wenn dieser ausfällt? Hat jemand die Möglichkeit, auf Passwörter, Codes und PIN-Nummern zuzugreifen, damit Infos nicht verloren gehen? Sind auf Ihrer Festplatte wichtige Dokumente gespeichert, auf die ein Stellvertreter im Notfall zugreifen muss? Die Punkte, die man hierbei bedenken muss, sind so individuell wie das Unternehmen selbst. Daher sollten Sie sich Abläufe umfassend ansehen und dementsprechende Vorkehrungen treffen.