Ihr Weihnachts-Planer
Mit dieser Checkliste gelingt die Weihnachtssaison stressfrei
„Schon wieder Weihnachten?“ – dieser Gedanke kommt jedes Jahr aufs Neue, wenn die ersten Lebkuchenregale im Supermarkt auftauchen. Während draußen noch Sommersonne und Biergartenwetter locken, rücken die Feiertage mit großen Schritten näher.
Für Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung bedeutet das: Hochbetrieb, volle Reservierungslisten, besondere Menüwünsche und viele organisatorische Herausforderungen. Doch wer frühzeitig plant, kann die Festtage entspannt gestalten und gleichzeitig Gäste, Bewohner oder Mitarbeitende begeistern.
Weihnachten ist für viele Menschen ein emotionaler Höhepunkt im Jahr – und für Betriebe eine große Chance, bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Wer rechtzeitig beginnt, spart Stress, steigert den Umsatz und sorgt dafür, dass Gäste wie auch Teams zufrieden sind.
Mit unserem Weihnachts-Planer inklusive praktischer Checkliste behalten Sie alles im Blick – so wird garantiert nichts vergessen.
1. Gestalten Sie Ihr Festtagsmenü
Das Herzstück jeder Weihnachtsvorbereitung ist das kulinarische Angebot. Planen Sie Ihre Speisekarte frühzeitig und ergänzen Sie sie um festliche Klassiker wie Gans, Ente oder Wildbraten – ebenso wie um vegetarische und vegane Alternativen. Achten Sie darauf, dass die Gerichte zu Ihrer Küche passen und die Festtagsangebote klar erkennbar sind – ob auf einer Weihnachtskarte im Restaurant oder im wöchentlichen Menüplan in der Einrichtung.
Ein süßes Highlight gehört unbedingt dazu: Apfelstrudel, Stollen oder moderne Kreationen runden das Menü perfekt ab. Unterstützt von typischen Aromen wie Zimt, Vanille oder Bratapfel entsteht sofort festliche Stimmung.
Auch die Getränke spielen eine wichtige Rolle. Glühwein, Punsch, heißer Orangensaft oder kreative Variationen von heißer Schokolade sind beliebte Begleiter in den kalten Wintermonaten. Schon kleine, einprägsame Ideen machen Ihr Angebot unverwechselbar. So entsteht ein stimmiges Gesamtkonzept, dass Ihre Gäste begeistert und echte Vorfreude auf Weihnachten weckt.
2. Legen Sie Ihre Öffnungszeiten und Essenszeiten fest
Eine klare Planung der Öffnungszeiten und Essenszeiten ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf in der Weihnachtszeit. In der Gastronomie helfen digitale Reservierungssysteme, No-Shows zu reduzieren, freie Tische jederzeit im Blick zu behalten und Überbuchungen zu vermeiden. Definieren Sie zudem die Aufenthaltsdauer Ihrer Gäste, da Weihnachtsessen mit Familie, Freunden oder Kollegen oft mehr Zeit in Anspruch nehmen.
In Kantinen, Mensen oder Pflegeheimen sorgt eine abgestimmte Essensplanung dafür, dass Stoßzeiten kontrolliert werden und alle Gäste ihre Mahlzeiten entspannt genießen können.
Passen Sie Öffnungszeiten und Essenszeiten an Adventssonntage, Festtage und besondere lokale Veranstaltungen an. So schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen stressfreien Ablauf, von dem sowohl Gäste als auch Team profitieren.
3. Planen Sie Ihre Personaleinsätze
Für zufriedene Gäste sind motivierte Mitarbeitende unverzichtbar. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Personalplanung für die Weihnachtszeit. Klären Sie Urlaubszeiten und erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen klaren Einsatzplan. So können alle Mitarbeitenden nicht nur den Arbeitsalltag besser organisieren, sondern auch ihre eigene Weihnachtszeit mit Familie und Freunden planen. Faire Regelungen schaffen Zufriedenheit und sorgen dafür, dass Ihr Team auch in den stressigsten Tagen motiviert bleibt.
Sollten Sie feststellen, dass die vorhandenen Kapazitäten nicht ausreichen, lohnt es sich rechtzeitig über zusätzliche Saisonkräfte nachzudenken. Planen Sie hierfür genügend Einarbeitungszeit ein, damit neue Mitarbeitende sicher und routiniert in den Betrieb starten können. Gerade an Weihnachten legen Gäste besonderen Wert auf freundlichen und aufmerksamen Service. Fehler oder gestresstes Auftreten werden in dieser Zeit besonders sensibel wahrgenommen, während umgekehrt ein herzliches Lächeln und guter Service oft mit großzügigem Trinkgeld belohnt werden. Unterstützen Sie Ihr Team deshalb aktiv – kleine Aufmerksamkeiten oder ein Weihnachtsbonus tragen dazu bei, die Stimmung hochzuhalten und die Feiertage für Gäste wie Mitarbeitende gleichermaßen zu einem positiven Erlebnis zu machen.
4. Organisieren Sie Ihren Einkauf
Denken Sie bei Ihren Bestellungen nicht nur an Lebensmittel, sondern auch an Non-Food-Artikel wie Servietten, Kerzen oder Tischwäsche. Überlegen Sie außerdem, welche Speisen Sie im Vorfeld vorbereiten können, um Ihr Team während der Hochsaison zu entlasten. Eine sorgfältige Einkaufsplanung spart Zeit und reduziert den Stress in der hektischen Weihnachtswoche.
5. Schaffen Sie ein festliches Ambiente
Weihnachtliche Stimmung lebt nicht nur von weihnachtlichen Speisen und Getränken, sondern auch von einem stimmigen Ambiente. Mit Lichterketten, Kerzen, Tischdekorationen oder auch feinen Düften wie Zimt, Bratapfel oder Orange schaffen Sie ein festliches Erlebnis, das Gäste und Bewohner emotional anspricht. Dabei gilt: Weniger ist oft mehr – kleine Akzente genügen bereits, um eine warme Atmosphäre zu erzeugen, sei es im Restaurant, in der Kantine oder im Pflegeheim.
Achten Sie darauf, dass Dekoration und Musik zu Ihrem Stil und Ihrer Zielgruppe passen. Wer konsequent eine eigene Handschrift in der Gestaltung beibehält, sorgt nicht nur für eine besondere Stimmung, sondern hebt sich auch klar von der Konkurrenz ab.
6. Kalkulieren Sie Kosten und planen Sie Ressourcen
Die Weihnachtszeit bringt fast überall zusätzliche Aufwände mit sich – sei es durch höhere Personalkosten, steigenden Energieverbrauch oder teurere saisonale Produkte. Planen Sie diese Ausgaben frühzeitig ein und behalten Sie mögliche Engpässe im Blick, um rechtzeitig mit Ersatzlösungen reagieren zu können.
In der Gastronomie lohnt es sich zudem, Aktionen oder Gutscheine für das neue Jahr vorzubereiten, um Stammgäste zu binden und zusätzliche Umsätze zu sichern. In der Gemeinschaftsverpflegung können Sie die Gelegenheit nutzen, durch transparente Kommunikation, abwechslungsreiche Speisepläne und kleine saisonale Extras die Zufriedenheit Ihrer Gäste zu steigern.
Eine vorausschauende Kosten- und Ressourcenplanung sorgt nicht nur für einen reibungslosen Ablauf in der Hochsaison, sondern schafft auch die Basis für langfristige Gäste- und Kundenzufriedenheit.
7. Kommunizieren Sie Ihre Weihnachtsplanung
Das beste Weihnachtsmenü bringt wenig, wenn niemand davon weiß, dass Sie es anbieten. Aktualisieren Sie daher rechtzeitig Ihre Website, informieren Sie über Social Media und Newsletter über Öffnungszeiten, Angebote und Specials. Stellen Sie sicher, dass Stammgäste Ihre Aktionen kennen und gezielt angesprochen werden. Flyer, QR-Codes oder direkte Kundenansprache helfen zusätzlich, Aufmerksamkeit zu erzeugen und frühzeitig Buchungen zu sichern. In der Gemeinschaftsverpflegung sind klare und frühzeitige Informationen ebenfalls besonders wichtig, da sich viele Gäste auf feste Abläufe einstellen. Nutzen Sie Aushänge in Speiseräumen, digitale Speisepläne, Intranet-Beiträge oder Newsletter, um Ihre Weihnachtsangebote sichtbar zu machen.
Kompakte Checkliste für die Weihnachtsvorbereitung
- Festtagsmenü frühzeitig planen
- Öffnungszeiten und Essenszeiten anpassen und Reservierungen koordinieren
- Personaleinsatz planen und gegebenenfalls Saisonkräfte einplanen
- Einkauf frühzeitig organisieren, Engpässe vermeiden
- Festliches Ambiente und stimmungsvolle Dekoration gestalten
- Kosten und Ressourcen vorausschauend kalkulieren
- Weihnachtsplanung klar kommunizieren