Getränkekalkulation: So sichern Gastronomiebetriebe ihre Marge Steigende Kosten sicher auffangen
Steigende Einkaufs-, Personal- und Betriebskosten setzen gastronomische Betriebe unter Druck. Gleichzeitig können Gäste höhere Preise nicht unbegrenzt mittragen. Für Restaurants, Bars, Cafés und Hotels mit Gastronomie wird eine belastbare Getränkekalkulation deshalb immer wichtiger. Sie hilft, notwendige Preise zu bestimmen und gezielt auf Kostensteigerungen zu reagieren, statt pauschal die gesamte Getränkekarte teurer zu machen und damit Gäste zu verschrecken. Ralph Hilse, Experte für Wirtschaftlichkeit und Konzepte bei CHEFS VALUE, erklärt, wie eine durchdachte Kalkulation funktioniert.
Inflation verändert das Gästeverhalten
Der Lightspeed State of Hospitality Report 2025, für den im Mai 2025 insgesamt 1.000 Restaurantgäste in Deutschland befragt wurden, zeigt die Auswirkungen der Preissteigerungen in Zahlen.
58 Prozent der Befragten gaben an, aufgrund der Inflation allgemein seltener auswärts zu essen. 44 Prozent rechneten für die folgenden sechs Monate mit einer weiteren Reduktion ihrer Restaurantbesuche und 29 Prozent gingen zwar weiterhin auswärts essen, wählten aber günstigere Restaurants. 63 Prozent der Befragten waren Preissteigerungen bei Getränken aufgefallen und 19 Prozent verzichteten häufiger auf die Bestellung von Alkohol, namentlich Wein, Bier oder Cocktails.
„Es sollten nicht alle Preise auf einen Schlag angehoben werden“, sagt Gastronomieexperte Ralph Hilse. Das kann Gäste aufmerken lassen, dass die Preisgestaltung mitunter willkürlich durchgeführt wurde, was wiederrum unwirtschaftlich werden kann. Eine vollständige Rezeptierung mit anschließender Kalkulation und entsprechender Preisanpassung ist für Ralph Hilse die ideale Lösung. Er zieht hier die Deckungsbeitragsrechnung der Aufschlagskalkulation vor, denn „Das macht es für die Gäste fair und der Gastronom verdient mit jedem verkauften Artikel auch Geld.“
Jeder Betrieb muss selbst kalkulieren
In Restaurants entfallen im Allgemeinen nach Erfahrungswerten aus der Beratungspraxis etwa 60 Prozent des Umsatzes auf Speisen und 40 Prozent auf Getränke. In Bars ist der Getränkeanteil naturgemäß höher: Hier liegt die Spanne für Getränke bei rund 70 bis 80 Prozent. „Deshalb ist es sinnvoll, die Getränke für sich zu betrachten“, erklärt Hilse.
Die Preise des Nachbarbetriebs liefern übrigens keine verlässliche Grundlage. Hilse bezeichnet dieses Vorgehen als „Taschenlampenkalkulation“: „Man schaut mit der Taschenlampe beim Nachbarn, was er auf seiner Karte verlangt, und richtet die eigenen Preise danach aus. Das funktioniert nicht, weil jeder Betrieb selbst kalkulieren muss.“ Einkaufskonditionen, Kostenstrukturen und Zielgruppen sind in jedem Betrieb anders.
Was kostet ein Getränk wirklich?
Am Anfang steht der Überblick über die vollständige Rezeptur, zum Wareneinsatz gehören nämlich nicht nur die eigentlichen Zutaten: „Ich muss genau wissen: Was kostet mich eine Portion inklusive Dekoration und Schankverlust?“, sagt Hilse. Hinzu kommen unter anderem Personal-, Energie-, Raum- und weitere Betriebskosten. Der Nettoverkaufspreis abzüglich des Wareneinsatzes ergibt den Deckungsbeitrag, der alles abdeckt, inklusive Gewinn.
Beispielkalkulation
Wie unterschiedlich die Ergebnisse ausfallen können, zeigt der Vergleich von Cola und Aperol Spritz:
Obwohl beim Aperol Spritz die Wareneinsatzquote mit 21 Prozent höher liegt als bei der Cola mit 15 Prozent, erzielt er mit 6,28 Euro einen deutlich höheren absoluten Deckungsbeitrag. Die Cola kommt auf 2,85 Euro. Eine höhere Wareneinsatzquote bedeutet also nicht automatisch, dass ein Artikel weniger attraktiv für den Betrieb ist.
Deutlich wird, wie wichtig es ist, dass Gastronomen jeden Artikel einzeln kalkulieren. Ein einheitlicher Aufschlag für Wasser, Softdrinks, Wein oder Cocktails greift zu kurz, weil Wareneinsatz, Verkaufspreis und Deckungsbeitrag sehr unterschiedlich ausfallen. Entscheidend ist, welchen Beitrag ein Getränk tatsächlich zur Deckung der betrieblichen Kosten leistet.
Gute Kalkulation statt pauschaler Preiserhöhung
Diese Kalkulation zeigt Betrieben, wo Handlungsbedarf besteht, weil beispielsweise die Warenkosten gestiegen sind. „Sollen die Preise nicht erhöht werden, aber gestiegene Kosten ausgeglichen werden, kann auch Rezeptur, Portionsgröße oder Gebinde überprüft und angepasst werden“, rät Ralph Hilse.
Auch Ausschanksysteme bieten je nach Betrieb Optimierungspotenzial. Pre-Mixes, Post-Mixes oder der Ausschank aus dem Poly-Keg können Prozesse und Platz an der Theke einsparen oder vereinfachen, Bruch und Schankverluste reduzieren und Arbeitsaufwand sparen. „Dies zahlt alles auf Effizienz und Kostenreduktion ein“, so Hilse. Ob sich eines dieser Systeme lohnt, muss individuell geprüft werden.
Auch Kombi- und Menüangebote können preisbewusste Gäste ansprechen oder weitere Zielgruppen aktivieren. Ein solches „Bundle“ kann als Teaser für neue Gäste auch mit einem optimierten Preis als „Einstiegsangebot“ über kurze Zeit angeboten werden. Laut Studie nutzten 27 Prozent günstigere Menüangebote, um Kosten zu sparen, Gutscheine und Happy Hour kamen jeweils bei 22 Prozent zum Einsatz. Intern sollten Speise und Getränk natürlich einzeln kalkuliert bleiben.
Absatz und Deckungsbeitrag gemeinsam betrachten
Eine gute Kalkulation schützt nicht nur die Marge, sondern verhindert auch wahllose Preissteigerungen und hilft daher, Preis und Leistung für die Gäste nachvollziehbar zu halten. „Was muss ich mindestens verlangen, damit ich wirtschaftlich arbeiten kann?“, ist für Hilse die zentrale Frage. Dieser Preis muss zur Zielgruppe passen.
Die Einzelkalkulation ist allerdings nur die eine Seite. Für die wirtschaftliche Bewertung kommt es ebenso darauf an, wie häufig ein Artikel verkauft wird. Ein Getränk mit hohem Deckungsbeitrag hilft wenig, wenn es kaum bestellt wird. Umgekehrt kann ein stark nachgefragter Artikel trotz niedrigerem Deckungsbeitrag einen wichtigen Ergebnisbeitrag leisten.
Die interne Auswertung (Renner-Verlierer-Vergleich) sollte außerdem aufdecken, welche Getränke häufig bestellt werden und welche als Ladenhüter Kapital binden. Hilse empfiehlt, Absatz und Deckungsbeitrag viertel- oder halbjährlich zu analysieren. Häufig verkaufte Getränke mit geringem Deckungsbeitrag müssen neu kalkuliert werden. Selten bestellte, aber ertragreiche Produkte lassen sich eventuell durch Empfehlungen auf der Karte, Bewerbung im Gastraum oder die richtige Gastansprache aktivieren.
„Wenn ich das Sortiment nicht verkaufe, muss ich es unbedingt ändern oder anpassen“, fasst Hilse zusammen. Ein schlankes Angebot senkt Lagerkosten und erleichtert die Abläufe. Mitarbeitende können es zudem besser kennen und glaubwürdiger empfehlen und so Absatz, Gästezufriedenheit und Gästeorientierung fördern.
Kalkulation schafft Sicherheit
Eine gute Getränkekalkulation zeigt nicht nur, was ein Getränk kosten muss, sondern auch, welchen Deckungsbeitrag jeder einzelne Artikel erzielt. Zusammen mit den Absatzzahlen entsteht so eine belastbare Grundlage für Preisgestaltung und Sortiment. Wer diese Werte regelmäßig überprüft, kann gezielt reagieren und optimieren, statt pauschal den Preisdruck an die Gäste weiterzugeben.
Quellenhinweis: Lightspeed State of Hospitality Report 2025; Befragung von 1.000 Restaurantgästen in Deutschland im Mai 2025. Experteneinschätzungen und Zitate: Ralph Hilse.