Das Konferenzorganisationstool sionum.meeting bietet echten Mehrwert

sionum.meeting digitalisiert manuelle Abläufe und spart Ressourcen

Die Organisation einer Konferenz beinhaltet nicht nur Räume, Technik und Catering – sondern auch Risiken. Manuelle Prozesse können zu Missverständnissen bei der Bestellung, zeitlichem Mehraufwand für das Personal und nicht selten zu Fehlern bei der Abrechnung führen. Das kostet das Unternehmen Geld und ist besonders bei Personalmangel für kaum einen Betrieb tragbar. Das digitale Tool sionum.meeting verspricht hier eine durchdachte und gründliche Abhilfe: Weg von der Zettelwirtschaft, hin zu einem vollautomatisierten, digitalen Workflow, der Ressourcen spart.

Die Stärke des Systems liegt in seiner pragmatischen Anwendbarkeit und dem vielfältigen Mehrwert: Es lässt sich ohne großen Schulungsaufwand bedienen und fügt sich reibungslos in bestehende digitale Infrastrukturen ein.

Planen am Limit

In der Praxis gleicht Konferenzorganisation oft einem Drahtseilakt: Servicepersonal gerät unter Druck, weil Buchungen unvollständig oder widersprüchlich sind, die Küche erhält zu spät Informationen, Rechnungen stimmen nicht. Laut Geschäftsführer Yves-Alain Meier von sionum kostet das nicht nur Zeit, sondern belastet auch die Teams. „Service kann keinen Service machen und Küche keine Küche“, bringt er es auf den Punkt.

Ein System, das organisiert, statt zu verwalten

Mit sionum.meeting entwickelt das Unternehmen sionum ein System, das die komplette Organisation rund um eine Veranstaltung digitalisiert – von der Buchung über die Abstimmung bis zur Abrechnung. „Unsere Philosophie ist: Wir blicken immer aus der Sicht des Endkunden auf unsere Produkte.“ sagt Meier. Die Software bildet sämtliche Schritte automatisch ab, inklusive Kunden- und Kostenstellenmanagement. Der manuelle Abstimmungsaufwand entfällt nahezu vollständig und beschränkt sich auf die Eingabe von wenigen Daten. 

Use Cases: Weit über Konferenzen hinaus

Ursprünglich für die Konferenzplanung entwickelt, bietet sionum.meeting für verschiedene Use Cases in Pflegeeinrichtungen, Hotels und Gastronomien ebenfalls einen Mehrwert: Das System kann in Landtagen, Sporthallen, Campingplätzen, Wellnessbereichen, OP-Sälen, Röntgenbereichen und sogar Coworking-Spaces eingesetzt werden. „Das System ist überall dort sinnvoll, wo einzelne Plätze gebucht und reserviert werden.” so Meier. Als Richtwert empfiehlt er den Einsatz ab zehn täglich genutzten Buchungseinheiten – unabhängig von Branche oder Größe.

Praxisnah und einfach zu bedienen

Ob in der Hotellerie oder auf dem Campingplatz – sionum.meeting ist intuitiv nutzbar, benötigt keine IT-Vorkenntnisse und wird mit klassischen sowie audiovisuellen Handbüchern geliefert. Für die Implementierung braucht sionum.meeting nur Daten wie Konferenzmappe, Produktfotos, Pricing – und innerhalb von zwei Wochen wird das System auf Wunsch begleitet von einer Schulung vor Ort eingerichtet und ist startklar. Der Support erfolgt direkt durch sionum, ohne zwischengeschaltete Callcenter. Termine für eventuellen Support sind schnell zu bekommen: “Seit dem Launch des Produktes vor sechs Jahren gab es keine einzige Fehlermeldung.”, erklärt Meier.

Integration ohne Reibungsverluste

Die cloudbasierte Lösung läuft auf deutschen Servern, erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist leicht in bestehende IT-Umgebungen integrierbar. Wer keine Cloud nutzen möchte, kann das System auch über das eigene Rechenzentrum laufen lassen. Ein Kassensystem ist nicht notwendig, ein vorhandenes kann aber automatisch integriert werden. Für den Start genügt eine stabile Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät wie Tablet, Laptop oder Computer. „Wir nehmen den Betrieben alle Arbeit ab – sogar ein Fotograf für Produktfotos ist über uns buchbar.“ so Meier. 

Effizienz, die sich rechnet

Der größte Gewinn: Zeit. Automatisierte Prozesse reduzieren Personalkosten, verbessern die Arbeitsqualität und minimieren Fehlerquellen. „Zufriedenere Mitarbeiter und vereinfachte, verlässlichere Abläufe – das ist unser Anliegen“, fasst Meier zusammen.