Standardisierte Prozesse als Erfolgsfaktor

Warum ist Standardisierung wichtig, auch wenn man selbst individuell arbeitet?

Durch die Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen können Betriebe konsistente Qualitätsstandards etablieren. Dies ermöglicht nicht nur eine zuverlässige Durchführung von Prozessen, sondern schafft auch Transparenz, die es erleichtert, vereinbarte Qualitäten zu beurteilen und nachzuweisen. Zudem kann die Standardisierung als Grundlage für die Kostenberechnung und Wirtschaftlichkeitsanalyse dienen. Ein effizientes QM-System hilft dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, Standards wie zum Beispiel Hygiene zu gewährleisten und die Kundenzufriedenheit kontinuierlich zu verbessern.

Grundprinzipien der Standardisierung & Qualitätsoptimierung

Standardisierung und Qualitätsoptimierung sind sowohl digital als auch analog möglich. Digitale Tools können dabei unterstützen, Abläufe zu vereinfachen – doch auch analoge Methoden bieten effiziente Wege, Prozesse zu gestalten.

1. Analyse der aktuellen Prozesse

Beginnen Sie mit einer detaillierten Untersuchung aller Arbeitsabläufe – vom Einkauf der Lebensmittel bis zur Entsorgung von Restmüll. Identifizieren Sie dabei Schwachstellen und Potenziale für Verbesserungen. Durch interne Audits und Mitarbeiterrückmeldungen oder auch durch einen externen Berater können Optimierungspotenziale erkannt und gezielt adressiert werden.

So setzen Sie es um:

• Nutzen Sie handschriftliche Checklisten und regelmäßige persönliche Meetings, um Abläufe zu überprüfen und zu verbessern. Mitarbeitende können Verbesserungsvorschläge auf einem zentralen Aushang notieren oder auch anonym weitergeben.
• Oder setzen Sie auf digitale Workflow-Management-Tools, die automatisierte Berichte, Erinnerungen und zentrale Datenanalysen ermöglichen. Digitale Bestellvorschläge auf Basis der Essenszahlen optimieren zum Beispiel den Einkauf und sparen Kosten. Auch die digitale Archivierung von Essensbestellungen kann dabei unterstützen, ohne zusätzlichen Aufwand die Qualität dauerhaft zu sichern und Fehlerquellen zu minimieren.

2. Erstellung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

Dokumentieren Sie jeden Prozessschritt klar, verständlich und einfach zu verstehen oder sogar in Form von Bildern und Filmen (bspw. verlinkt über QR-Codes). Diese Anweisungen dienen als Leitfaden für Mitarbeitende und stellen sicher, dass Aufgaben einheitlich ausgeführt werden. Besonders in der Produktion, Lebensmittelhygiene und im Gästeservice sorgen SOPs für eine hohe Verlässlichkeit und Einhaltung betrieblicher und gesetzlicher Vorschriften.

So setzen Sie es um:

• SOPs können in gedruckter Form als Handbücher in den verschiedenen Arbeitsbereichen platziert werden. Aushänge in Küchen und Servicebereichen erinnern an die wichtigsten Abläufe und können somit visuell schnell eingesehen werden.
• Digitale SOP-Plattformen ermöglichen eine zentrale Verwaltung, automatische Updates und interaktive Schulungsmodule. 

3. Mitarbeiterschulung und Motivation

Regelmäßige Schulungen sind essenziell, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitende die standardisierten Prozesse kennen und anwenden können. Eine Mischung aus praktischen Schulungen, Checklisten und interaktiven Formaten wie Inhouse-Trainings oder Gamification-Ansätzen erhöht die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden.

So setzen Sie es um:

• Setzen Sie auf klassische Schulungen mit Praxisübungen und schriftlichen oder praktischen HOW-IT-WORKS-Tests. Regelmäßige Feedbackgespräche helfen, das Wissen zu festigen. Hier kennt man die Umsetzung auch aus der AEVO-Ausbildung: Vormachen, Nachmachen, Üben, Kontrollieren. 
• E-Learning-Plattformen mit interaktiven Modulen und automatisierter Wissensüberprüfung erleichtern die Schulung und Nachverfolgung.

Mit modernen digitalen Qualitätsmanagement-Methoden zu maximaler Effizienz

Sind die Basisprozesse etabliert, eröffnen digitale Lösungen zusätzliche Möglichkeiten, Qualität noch schneller, sicherer und effizienter umzusetzen. So zum Beispiel die Folgenden:

Digitale HACCP-Überwachung für Lebensmittelsicherheit

HACCP- und Hygiene-Apps sind eine digitale Lösung, um Vorgaben effizient zu prüfen, sicher zu dokumentieren und jederzeit nachzuweisen. Zum Beispiel überwachen digitale Temperatursensoren in Kühl- und Lagerräumen in Echtzeit die Einhaltung der Hygienevorgaben. Wird ein kritischer Wert überschritten, erhalten Mitarbeitende eine automatische Benachrichtigung per App. Dies reduziert manuelle Fehler, erleichtert die HACCP-Dokumentation und hilft, Lebensmittelverluste zu minimieren. 

...wenn Sie es doch lieber analog umsetzen:

Nutzen Sie manuelle Temperaturmessungen mit digitalen Thermometern und tragen Sie die Werte in ein standardisiertes HACCP-Formular ein, welches abgelegt werden kann als Hardcopy oder Scan. Regelmäßige Kontrolle durch verantwortliche Mitarbeiter sorgt für Einhaltung der Vorgaben. Jedoch minimieren Sie grundsätzlich nur mit automatischer Datenerfassung und Cloud-Speicherung den Dokumentationsaufwand und erhöhen die Sicherheit der Speicherung und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben der Dokumentation von HACCP oder DIN ISO.

Cloudbasierte Qualitätsmanagement-Systeme (QMS)

Ein digitales, cloudbasiertes Qualitätsmanagement-System (QMS) ermöglicht die zentrale Verwaltung von Checklisten, Schulungsunterlagen und Berichten. So können Betriebe mit mehreren Standorten ihre Standards einheitlich umsetzen und zugleich von einer einfachen Versionskontrolle sowie einer standort- und abteilungsübergreifenden Koordination profitieren. Automatische Erinnerungen für Hygienekontrollen oder Wartungen verhindern Fehler, erhöhen die Transparenz und verbessern die Nachverfolgbarkeit.

...wenn Sie es doch lieber analog umsetzen:

Führen Sie ein QM-Ordner-System ein, in dem alle Dokumente strukturiert abgelegt werden. Verantwortliche Mitarbeiter prüfen regelmäßig die Einhaltung der Standards. Zusätzlich kann ein QM-Beauftragter bestimmt werden, welcher die Hoheit über die Dokumentation, Schulung und Aktualisierung hat.

KI-gestützte Analyse und Prozessoptimierung

KI-gestützte Analysetools helfen, Trends in Echtzeit zu erkennen und ermöglichen minutengenaue, datenbasierte Entscheidungen in der Operative. Dazu wertet künstliche Intelligenz Verkaufszahlen, Gästebewertungen und Reklamationen aus, um gezielte Verbesserungen vorzunehmen. Auf dieser Basis kann die KI beispielsweise vorschlagen, das Menü wetterabhängig dynamisch anzupassen oder den Personaleinsatz optimal zu planen.

...wenn Sie es doch lieber analog umsetzen:

Führen Sie manuelle Auswertungen zu Verkaufszahlen, Umsatz und dem aktuell geplanten Mitarbeitereinsatz durch und berücksichtigen Sie dabei auch externe Faktoren wie Wetter oder Veranstaltungen in Ihrer Umgebung. Eine dazu geführte Tabelle kann dabei helfen, die Produktivität in der Operative gezielt anzupassen. Diese Methode ist zwar praktikabel, jedoch im Tagesgeschäft aufwendig und nur begrenzt flexibel. Für die Planung können zudem Erfahrungen aus den Vorjahren herangezogen werden.

Digitale Gästefeedback-Systeme für kontinuierliche Verbesserung

Automatisierte Gästebefragungen mit Echtzeit-Analysen ermöglichen es, unmittelbar auf Feedback zu reagieren – sogar, solange der Gast noch im Haus ist. So lassen sich der Service gezielt optimieren und Gäste nachhaltig begeistern. Moderne Feedback-Lösungen, etwa über Terminals oder QR-Code-gestützte Umfragen, machen die Teilnahme einfach und bequem. Besonders hilfreich: Bei negativen Rückmeldungen wird das Management sofort benachrichtigt, sodass Probleme umgehend gelöst werden können.

...wenn Sie es doch lieber analog umsetzen:

Nutzen Sie klassische Feedback-Karten, die Gäste ausfüllen und anonym in eine Box werfen können oder E-Mail-Zusendungen mit einem kleinen Fragebogen. Eine wöchentliche Auswertung hilft, Schwachstellen zu identifizieren und an das Team zu kommunizieren sowie in die aktuellen Prozesse zu implementieren.

Smarte Personalplanung mit digitalen Tools

Digitale Dienstplan-Software optimiert die Schichtplanung, berücksichtigt individuelle Wünsche und reduziert den Planungsaufwand. KI-gestützte Systeme berechnen anhand historischer Verkaufsdaten und Wetterprognosen die optimale Personalbesetzung, während Mitarbeitende ihre Verfügbarkeiten direkt in einer App eintragen. Dies führt zu einer flexibleren, effizienteren und faireren Planung.

...wenn Sie es doch lieber analog umsetzen:

Erstellen Sie handschriftliche Dienstpläne auf Papier oder Whiteboards. Planen Sie frühzeitig und lassen Sie Mitarbeitende Änderungen über ein einfaches Antragsformular beantragen.

Auf den Punkt gebracht: darum ist eine Arbeitsprozess-Standardisierung relevant

Die Implementierung standardisierter Arbeitsprozesse erfordert zunächst Aufwand, zahlt sich jedoch langfristig durch gesteigerte Effizienz, höhere Qualität und zufriedene Gäste aus.

Der Einsatz digitaler QM-Methoden bietet zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten und sorgt für eine nachhaltige Qualitätssicherung. Gleichzeitig können Betriebe ohne Digitalisierungserfahrung auf bewährte analoge Methoden setzen, um eine hohe Qualität und betriebliche Effizienz zu gewährleisten. Für KMUs in der Hotellerie, Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung ist dies ein entscheidender Schritt, um sich im Wettbewerb erfolgreich zu positionieren.